Registrador de Documentos

El Registrador de Documentos o Regdoc ® es un sistema que le permitirá registrar toda la Documentación entrante y saliente de la organización de manera fácil y practica. Esta aplicación ha sido desarrollada a fin de brindar una solución efectiva y sencilla al registro de las documentaciones entrantes y salientes de una organización. Las utilidades que brinda esta herramienta le ayudaran a mantener su base de datos actualizada y al día para consultas inmediatas. El sistema esta compuesto por una aplicación principal, desarrollada en entorno Windows (Visual Basic) que permite el control total de los registros del sistema y básicamente esta dividida en módulos: .

Modulo Faxes

• En el modulo de faxes usted podrá verificar los faxes enviados y recibidos
• Realizar búsquedas de avanzadas por fechas, numero de fax, destinatario etc.-
• Podrá realizar algunas correcciones de los registros de este modulo
• Imprime los Libros de Registros de Faxes Enviados y Recibidos
• Podrá imprimir los Libros de Registros de acuerdo a sus criterios fecha destinatario etc.

Modulo Mails

• En el modulo de mails usted podrá verificar los mails enviados y recibidos
• Realizar búsquedas de avanzadas por fechas, numero de mail, destinatario etc.-
• Podrá realizar algunas correcciones de los registros de este modulo
• Imprime los Libros de Registros de Mails Enviados y Recibidos
• Podrá imprimir los Libros de Registros de acuerdo a sus criterios fecha destinatario etc.

Modulo Notas

• En el modulo de notas usted podrá verificar las Notas Enviadas y Recibidas
• Realizar búsquedas de avanzadas por fechas, numero de notas, destinatario etc.-
• Podra realizar algunas correcciones de los registros de este modulo
• Imprime los Libros de Registros de Notas Enviadas y Recibidas
• Podra imprimir los Libros de Registros de acuerdo a sus criterios fecha destinatario etc.

Modulo de Sobres o Courrier

• Con el modulo de sobres usted podrá registrar los sobres enviados y recibidos
• Realizar búsquedas de avanzadas por fechas, nro de sobres, numero guia, courrier,destinatario etc.-
• Podrá realizar correcciones de los registros de este modulo
• Imprime los Libros de Registros de Documentación Enviadas y Recibidas
• Podra imprimir los Libros de Registros de acuerdo a sus criterios fecha destinatario etc.

Características de Automatización:

Las características mas resaltantes de este sistema es la automatización empleada para realizar las tareas de ingreso de datos al sistema que funcionan en los siguientes Módulos:

En el Modulo de Faxes :

La automatización esta compuesta por un plantilla única de fax para Word para el envió de faxes, donde al abrir el archivo en Word, el sistema automáticamente despliega un cuadro con el numero correspondiente de Fax y los datos para el fax. Al ser llenados los datos por el usuario y presionando sobre el botón registrar de la pantalla, el fax se agrega al Libro de Registros de Faxes Enviados y en el archivo que quedo en pantalla también sea agregan los datos de la cabecera del fax, el usuario solo tendrá que escribir el texto del fax para enviarlo.-

En el Modulo de Notas :

Al igual que en el módulo de FAX la automatización esta compuesta por un plantilla única de Nota o Carta para Word, donde al abrir el archivo en Word, el sistema automáticamente despliega un cuadro con el numero correspondiente de Nota y los datos para el el destinatario de la nota. Al ser llenados los datos por el usuario y presionando sobre el botón registrar de la pantalla, la nota y su numero unico se agrega al Libro de Registros de Notas Enviadas y en el archivo que quedo en pantalla también sea agregan los datos de la cabecera de la nota, el usuario solo tendrá que escribir el cuerpo de la nota a enviar.-

En el Modulo de Mails: La automatización de registros funciona de dos maneras

1- La primera de ellas se activa cuando el Usuario desea enviar un nuevo mensaje, al finalizar su e-mail el usuario y al hacer click en enviar, el Regdoc le preguntara si quiere registrar el e-mail antes de enviarlo, el usuario puede escoger entre registrarlo o no, si el usuario hace click en si, el sistema agregara el e-mail al Libro Registro de E-Mails enviados, incluyendo todos los datos del emisor, destinatario, asunto, y agregara al e-mail en forma automatica el numero que le corresponda;

2- La segunda función de la automatización se realizar a la recepcion de e-mails, en el outlook el sistema crea una carpeta de exteriores, el usuario encargado de los registros de e-mail, solo tendra que seleccionar los e-mails recibidos que desee numerar, y arrastralo adentro de la carpeta de exteriores, eso es todo, con eso el sistema numerara de forma automatica los e-mails que vayan ingresando a esa carpeta, los registrara y les asignara el numero de indentificacion unico.-

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